V minulých dieloch seriálu Pracujeme s GTD sme si pripravili úložný priestor pre naše Veci, vytvorili Nálepky a zhromaždili všetky otvorené Veci, o ktoré sa musíme postarať. Predpokladáme, že už máte vytvorený účet v našej online GTD aplikácii.
Keď už máme všetky otvorené Veci uložené v Schránke, či už kartónovej, alebo online, musíme s nimi niečo urobiť, aby sme ich posunuli dopredu. Neznamená to, že ich musíme všetky dokončiť. Niektoré Veci si budú vyžadovať viacero krokov a z niektorých vzniknú ďalšie paralelné - Projekty. Pre lepšiu orientáciu a predstavu o procese Spracovania vytvoril David Allen diagram, ktorý sme upravili pre potreby článku (môžete si ho vytlačiť aby ste ho mali k dispozícii). V dnešnom dieli sa budeme zaoberať stredným stĺpcom diagramu: os Schránka - Ďalší krok - Urobiť/Delegovať/Plánovať.
Ako na to?
Počas Spracovania Schránky sa rozhodujeme v piatich bodoch, ktoré efektívne pomáhajú vyprázdniť Schránku a definovať ďalší postup:
- Identifikácia: Čo je to? Vec je často len indíciou toho, čo sa snažíme dosiahnuť. Pri vkladaní sme nepremýšľali o tom, ČO je cieľom alebo AKO budeme postupovať. S týmto uzlom nebýva problém, pretože Veci do nášho systému sme si vložili my sami a dokážeme obsah spoľahlivo identifikovať.
- Realizovateľnosť: Skutočne s tým treba teraz niečo robiť? Určenie teraz treba chápať ako v blízkej dobe, nie aktuálny deň alebo moment. V tomto kroku odfiltrujeme Veci očividne zbytočné (odpad), nápady do budúcnosti (životné ciele) a referenčný materiál, s ktorým nepotrebujeme nič robiť, ale bude vyžadovaný niektorou ďalšou Vecou.
- Orientácia: Čo bude ďalší krok? Tu sa zbavíme Vecí, ktoré nemajú jednoznačne definovaný ďalší krok alebo sú príliš komplexné a vyžadujú pokročilé plánovanie. Zvyčajne tieto Veci presúvame medzi Projekty a Projektové plány. David Allen sa otázke projektov pomerne vyhýba, ale v niektorom ďalšom dieli sa nimi budeme určite zaoberať. Ďalším krokom môže byť napríklad Ďalšia akcia, Čakanie na niekoho alebo na niečo alebo termínové Plánovanie. Vždy by to mala byť určitá fyzická činnosť.
- Kvantifikácia: Pravidlo dvoch minút. Čo dokážete urobiť v krátkom časovom horizonte, urobte hneď, aby ste nestrácali čas s tou istou Vecou pri budúcom Spracovávaní alebo revízii schránok. Interval si nastavte podľa potreby, dve minúty sú len odporúčanie. Toto je veľmi užitočné pravidlo.
- Delegovanie alebo plánovanie. Časovo (alebo aj technicky) náročnejšie Veci s definovaným ďalším krokom zadeľujeme do príslušných schránok:
- Čakám na: delegovanie príslušnej Veci na niekoho iného (alebo niečo iné). Čakáme na výsledok tejto akcie, telefonát alebo správu.
- Ďalšie akcie: Veci, ktoré nemajú presne určený termín, ale mali by byť vykonané hneď ako to bude možné.
- Kalendár: časové plánovanie aktivít. Prevažne stretnutia, porady, odovzdávanie projektov.
V online aplikácii schránky Informácie/Referencie, Projekty a Projektové plány chýbajú (zatiaľ!). Kalendár nie je samostatnou schránkou, pretože každá Vec v ktorejkoľvek Schránke môže mať určený čas a dátum. Prvky formuláru pre Spracovanie sú totožné s formulárom pre Zber okrem toho, že nie je možné Vec presunúť späť do Schránky a v spodnej časti sa zobrazuje história Veci, t.j. všetky kroky, ktoré boli vykonané. Pre spracovanie Veci v online aplikácii kliknite na príslušný záznam v niektorej zo schránok a vo formulári vyplňte príslušné polia podľa nášho postupu. Kliknutím na tlačidlo Spracovať sa Vec presunie do určenej schránky.
Zásady pre Spracovanie
- Musíte prejsť všetky Schránky: kartónovú, elektronickú, e-maily, poznámky v mobilnom telefóne, atď. Poradie si stanovte sami, ale snažte sa svoju prácu zoptimalizovať tak, aby ste zbytočne nestrácali čas behaním od jednej Schránky k druhej. Ak používate našu GTD aplikáciu, zapisujte si všetky ďalšie kroky do nej postupom Zberu, ale s tým, že si vyberiete konkrétnu schránku.
- Najskôr to čo je navrchu. Pri Spracovaní nie priorita ani naliehavosť Vecí dôležitá, všetky Veci sú si v tomto kroku rovnocenné. Aj tak sa žiadnej nemôžete vyhnúť.
- Rýchle prehliadnutie nie je Spracovanie. Tým, že rýchlo preletíte schránku elektronickej pošty ešte nič nespracúvate. Spracovanie je proces vyžadujúci si pozornosť, čas a trpezlivosť, pretože spracovať musíte všetko. Spracovávanie napoly vám nijako nepomôže.
- Spracovávať chronologicky, buď smerom od najstarších alebo od najnovších. Tu si podľa charakteru vašej Schránky môžete vybrať ako budete postupovať:
- Kartónová Schránka: nezáleží na postupe, pretože dôjde na všetky Veci. Aby ste nemuseli Schránku vysypať a robiť tak neporiadok, stačí keď budete postupovať zhora.
- Schránka elektronickej pošty: efektívnejšie je spracovať najskôr najnovšie správy, pretože zvyčajne obsahujú eskalovanú diskusiu a tak nebudete čítať a premýšľať tej istej Veci viackrát.
- Online Schránka: odporúčame začínať od najstarších záznamov, ale nie je to pravidlo. Každý by si to mal vyskúšať a zariadiť sa podľa potreby. V aplikácii sa dá zoznam zoraďovať podľa dátumu, takže to nepredstavuje prekážku.
- Vždy spracovávať len jednu položku. Neplytvajte svojím časom tým, že budete spracovávať tú istú Vec dvakrát, ak vašu pozornosť odvedie iná Vec. Vždy si zobrazte alebo vezmite do rúk len jednu vec. Jeden list papiera alebo jeden e-mail.
- Výnimka z prechádzajúceho pravidla. Platí však len pre osobnosti, ktoré dokážu premýšľať o viacerých veciach naraz alebo doslova potrebujú zameriavať pozornosť inam, aby sa dokázali rýchlejšie a presnejšie rozhodovať. Pre začiatok sa snažte túto výnimku nepoužívať.
- Nič sa nevracia späť do Schránky. Vždy sa rozhodnite podľa diagramu kam Vec patrí, aby ste s ňou proces nemuseli opakovať pri ďalšom Spracovaní a nestrácali tak svoj čas a energiu.
Nabudúce
Tento článok nie je taký jasný ako som zamýšľal. Je to tým, že sa nedá taká rozsiahla téma akou je Spracovanie napísať krátko a jednoducho. Určite sa k nej vrátime. Pre prípadné otázky tu je diskusia.
Čo bude v ďalšom dieli? Všetci robíme chyby. Aby sme nemuseli vymazávať a znovu zberať Veci, u ktorých sme sa pomýlili, prípadne aby sme mohli dopĺňať informácie, existuje v našej GTD aplikácii funkcia na editáciu záznamu. Nabudúce si túto funkciu opíšeme.
Literatúra
- David Allen: Mít vše hotovo. Jan Melvil Publishing, 2008.
Všetky diely seriálu
