Dnes si porozprávame o tom, ako naštartovať náš systém GTD tým, že zozbierame do Schránky všetky Veci a pridelíme im prioritu, časový rámec a Nálepky. Predpokladáme, že ste už zaregistrovaní na našej online GTD službe, prečítali ste si predchádzajúce články seriálu a máte pripravenú kartónovú škatuľu pre fyzickú Schránku. Termín Schránka môže znamenať obe, buď fyzickú (kartónovú) Schránku alebo elektronickú v online aplikácii.
Zaberie to čas
Je dôležité pri štarte dostať do systému všetko, na čo si dokážete spomenúť, čo máte niekde poznačené, dôležité e-maily, zoznam pre nákupy, atď. Niekoľko malých rád na prípravu:
- Mali by ste si na štart vyhradiť čas, David Allen odporúča celé dva dni. Za ideálny považuje víkend alebo dni bez povinností viazaných na čas (schôdzky a pod.). Ak vám práve horí termín odovzdania projektu, odložte si štart na neskôr.
- Vybavte si všetky neodkladné záležitosti, ktoré by mohli zasahovať do procesu.
- Nemali by ste byť unavení, aby ste podvedome neskĺzli do stresu, ktorému sa chceme vyhýbať. Preto je krajne nevhodné začínať poobede alebo po skončení pracovného času.
- Ak vykonávate svoju prácu aj doma, mali by ste si viesť systém so schránkami doma aj v práci.
- Samotné zbieranie priemerne zaberie 6 hodín.
Priestor a pomôcky
David Allen má v knihe uvedených omnoho viac pomôcok ako my. Je to preto, že plánujeme namiesto niektorých nástrojov používať online aplikáciu. To podstatne zníži nároky. No nie je to skvelé?
- Uprataný pracovný stôl. David Allen dokonca píše o starých dverách, postavených na krabice ako o lacnom riešení na získanie pracovného priestoru. Získate tak dostatočne veľký priestor, na ktorom bude všetko prehľadne pripravené.
- O pracovný priestor, ktorý používate, sa nedeľte s nikým. Je to VÁŠ systém GTD, VAŠA základňa.
- Kartónová škatuľa na Zbernú Schránku.
- Čokoľvek z tohoto zoznamu na vytváranie Nálepiek: Post-it bločky alebo záložky, elektronický štítkovač, farebné fixky, atramentové pečiatky, farebné štipce (dajú sa kúpiť aj také úplne maličké chutné na kancelárske účely).
- Zopár čistých papierov formátu A4.
- Pero alebo ceruzku.
- Kôš na odpad.
…štart!
- Prehľadajte pozorne svoje okolie a všetko čo nie je na svojom mieste alebo vyžaduje nejakú akciu vložte do fyzickej Schránky.
- Tieto Veci do kartónovej Schránky nevkladajte: zásoby, materiály na archiváciu, bytové doplnky, dekorácie, nábytok, zariadenie, predmety osobnej alebo nevyhnutnej (každodennej potreby). Namiesto toho ich zapíšte do online aplikácie.
- Veci, ktoré zapisujete do elektronickej schránky online, môžete doplniť aj informáciami o priorite, dátume a čase, Nálepkami. Je to pár dôvodov prečo používať aplikáciu.
- Ak sa vám Veci nevojdú do fyzickej Schránky, vyberte najväčšie z nich (alebo ich vráťte na pôvodné miesto) a zapíšte ich online. Prípadne si zaobstarajte väčšiu škatuľu alebo bez stresu ukladajte Veci do okolia Schránky.
- To, čo je očividne zbytočné alebo odpad, vyhoďte do Koša.
- Ak niečo, čo vám prechádza rukami, je potrebné vybaviť urgentne alebo si vyžaduje špeciálnu poznámku, označte to samolepiacim lístočkom, Nálepkou alebo to popíšte (fixkou).
- Ak je to potrebné, priraďte Veci dátum a čas.
- Nepremýšľajte!
- Neupratujte!
- Vykonajte prehliadku pracovného stola. Určite nájdete kôpku dokumentov, lístočky s poznámkami, vizitky, zápisnice a pod. Vložte ich do fyzickej Schránky alebo ich zapíšte online. Nespoliehajte sa na svoju pamäť!
- Prezrite zásuvky stola. Ak niečo vyžaduje spracovanie alebo akciu, zoberte to!
- Prezrite povrch nábytku. Ak sú tam požičané knihy alebo Veci, a vrátenie nezaberie veľa času, vráťte ich (kolegovi, do knižnice, atď.). Zvyšok, ktorý vyžaduje pozornosť, zoberte do Schránky!
- Otvorte skrinky a zozbierajte ich obsah, ak je to potrebné.
- Nastupuje kritická fáza: zbieranie z vlastnej pamäte. Takéto Veci by sa mali zapisovať, ideálne do elektronickej Schránky. Vyčistiť si hlavu trvá od dvadsiatich minút po jednu hodinu. K tejto fáze David Allen zostavil zoznam podnetov dlhý šesť a pol strany, ktorý výborne pomáha spomenúť si na všetky Veci, ktoré nosíme v hlave. Tento zoznam (pravdepodobne skrátený a parafrázovaný) pripravíme do budúceho dielu seriálu (aj ako PDF na stiahnutie).
Zbieranie novej Veci do Schránky
Veci v Schránke zozbierané počas štartu
Všetky diely seriálu
