[F]akty GTD

Systém GTD je prevratným vynálezom v riadení seba a času, ktorý nekladie vysoké nároky na technické prostriedky alebo špeciálne zručnosti. Tým najvzácnejším, čo potrebujete, je sebadisciplína. To ostatné dokážete zohnať takmer zadarmo (alebo s veľmi nízkymi nákladmi) a kdekoľvek.

V prvom článku nášho seriálu predpokladáme, že sa zaregistrujete a budete používať našu online GTD službu (pretože je to seriál hlavne o nej) a priamo alebo nepriamo sa odkazujeme na tieto naše články o GTD:

1. Slovníček.
2. Všetko sú Veci - záležitosti, o ktoré sa musíte postarať.
3. Na začiatku sa všetko zbiera do Schránky.

Vybavovať Veci online

Výhodou (a nevýhodou) webovej online aplikácie pre riadenie času a aktivít je fakt, že je k dispozícii z akéhokoľvek počítača s internetovým pripojením. Predstierajme, že je to výhodou. Skutočnou nevýhodou je však to, že elektronicky nedokážeme zhromaždiť fyzické predmety, ktoré vyžadujú našu pozornosť a úsilie. Preto by sme mali používať okrem aplikácie aj fyzickú Schránku. Navrhujem kartónovú škatuľu od topánok alebo kôš na bielizeň, kam budete vkladať korešpondenciu, drobné predmety, ktoré je potrebné opraviť alebo niekomu doručiť  a podobne. Fyzickú schránku budeme označovať ako kartónová schránka alebo škatuľa.

Schránka

Pravidlo hovorí, že všetko sa zbiera do Schránky. Tu by sme mali objasniť jednu vec: to, že budete mať jednu fyzickú Schránku a jednu virtuálnu v online aplikácii neznamená, že máte dva systémy GTD. Máte jeden systém s dvoma Schránkami. Preto existuje v novej verzii možnosť vložiť Vec priamo do konkrétnej schránky, napríklad do Ďalšie akcie. Napríklad prípad pokazených hodín: do kartónovej Schránky vložíte hodiny a pri revízii Schránky si do online aplikácie zapíšete ako Ďalšiu akciu, že máte nájsť hodinárstvo, kde by vám hodiny opravili.

So zberom Vecí online by ste mali pracovať takto:

1. Je to nová Vec: uložíte ju ako novú do Schránky.
2. Je to Vec z kartónovej Schránky: uložíte ju do niektorej inej (Ďalšie akcie, Čakám na, Niekedy/Možno, Archív).

Formulár pre zber Veci sa zobrazí po kliknutí na Vložiť novú vec. Vo formulári je povinné len jedno pole, ktorého názov je pre každú schránku iný. Ak budeme ukladať do Zbernej Schránky, bude sa toto pole volať Popis. Tlačidlá formuláru sú možno trochu nezvyklo vpravo hore.

Ostatné polia sú voliteľné:

1. Uložiť do je pole, ktoré nastavuje schránku, do ktorej sa má Vec vložiť. Keďže niektoré veci už budeme mať v kartónovej schránke, budeme ich chcieť posunúť v systéme do ďalšej schránky. K tomu všetkému sa postupne dostaneme.
2. V Detailoch môžete pripojiť podrobnejšie informácie alebo pokračovanie popisu. Tento text sa zobrazuje v zoznamoch podobne ako texty správ v GMail-i.
3. Nálepky sú vizuálne farebné značky, ktoré môžete priraďovať Veciam. Prácu s nálepkami budeme riešiť v niektorom ďalšom dieli seriálu.
4. Je možné definovať pre Vec 5 úrovní Priority: Žiadna, Nízka, Normálna, Vysoká a Kritická. Každá z nich je aj graficky zobrazovaná.
5. Ako Miesto môžete určiť lokáciu, kde má Vec prebiehať. Priestorová informácia.
6. Dátum umožňuje nastaviť konkrétny deň pre Vec. Veci s definovaným dátumom sú zobrazované aj na záložke Plán. Veci po termíne budú preškrtané a dnešné veci budú mať tmavšie pozadie.
7. Ak máte určený Dátum, môžete nastaviť aj Čas.

Funkcie tlačidiel:

1. Uložiť a nechať formulár - zapíše Vec do Zbernej Schránky (alebo inej schránky) a vymaže formulár, aby ste mohli vložiť ďalšiu vec. Užitočné pri štartovaní alebo revízii kartónovej schránky.
2. Uložiť a zatvoriť - zapíše Vec do Zbernej Schránky (alebo inej) a zatvorí formulár. Zobrazí sa zoznam.
3. Vymazať formulár - vymaže úplne všetky veci z formuláru. Opatrne!

Čo ďalej?

Nabudúce budeme pokračovať: ukážeme si ako náš systém GTD naštartovať, t.j. zozbierať všetky naše Veci, hmotné i nehmotné. V knihe, ktorú napísal David Allen, je to téma na niekoľko strán.

Páči sa vám článok? Podeľte sa oň!