Článok je preložený z originálneho 4 Kinds of Working Time. Iné preklady tejto problematiky do slovenčiny používajú aj termín organizačný čas.
Podľa Williama Onckena (autor bestselleru Monkey Business: Are You Controlling Events or Are Events Controlling You?), tajomstvo správneho riadenia času spočíva vo vyvažovaní 4 druhov (alebo typov) pracovného času. Takmer všetko čo robíme v kanceláriina pracovisku môže byť rozdelené na:
-
Prácu pre šéfa- zahŕňa dôležité úlohy, ktoré vám priamo zadá váš nadriadený, a ktoré mali byť pravdepodobne hotové už včera
-
Prácu pre spolupracovníkov, kolegov, klientov, podriadených – to sú rôzne rokovania, schôdze, asistencie, atď.
-
Prácu pre systém – ide o činnosti, ktoré sú súčasťou každej organizácie, napr. administratívne záležitosti, správy, porady, telefonáty, čakanie na aktualizáciu softwaru alebo na IT odborníkov, atď.
- Moju vlastná prácu – skutočná náplň práce.
Ich percentuálne zastúpenie je vertikálne závislé od druhu profesie, ktorú vykonávame a horizontálne od našej konkrétnej pozície v hierarchii spoločnosti. Nasledujúci obrázok zobrazuje 4 príklady profesií a rozdelenie ich pracovného času. Ak s nimi nesúhlasíte, napíšte prosím váš názor do diskusie.
V poriadku, ale…
V časovej tiesni takmer vždy obetujeme ako prvý čas pre seba. Mali by sme teda vedieť ako je náš čas rozdelený a čo môžme spraviť preto, aby sme ho čo najlepšie využili. Podstata každého zo 4 druhov pracovného času je odlišná a ich zvládnutie je len otázkou pár pravidiel. Poďme sa na ne bližšie pozrieť.
1. Čas pre šéfa
Naši nadriadení sú tí, ktorí určujú pravidlá a prideľujú zdroje. Ich požiadavky sa takmer vždy dotýkajú našej práce a vo väčšine prípadov si plnenie úloh vyžaduje dlhší čas. Uspokojenie nadriadeného by malo byť vždy prioritou. Keď vás on (alebo ona, napr. manželka je tiež nadriadená o niečo požiada, urobte to čo najlepšie. Pomôže vám to získať dôveru a väčšiu samostatnosť pre riadenie vášho času.
-
Pravidlo A: Robte to, čo chce váš šéf. Snažte sa zistiť čo a ako chce, aby ste riešili, aby sa nebál dať vám väčšiu zodpovednosť a samostatnosť.
-
Pravidlo B: Priebežne informujte svojho šéfa o tom, čo sa deje. Predídete tak tomu, aby čelil nepríjemným prekvapeniam a následnej podrobnej kontrole každého kroku.
- Pravidlo C: Nie vždy musíte so šéfom súhlasiť. Naopak. Ak nesúhlasíte s tým, čo chce váš nadriadený, správajte sa k nemu tak, ako by ste chceli, aby sa druhí správali k vám, keď s vami v niečom nesúhlasia. Nazýva sa to lojálny odpor. Snažte sa nadriadeného presvedčiť, aby prijal nejakú lepšiu alternatívu. Ak sa vám to nepodarí, urobte to, o čo vás nadriadený žiadal.
Ak sa vám nepáči to, čo chce šéf, zmeňte to čo chce váš šéf, ale vždy urobte to, čo chce on. Ak vo všetkom súhlasíte so šéfom, jeden z vás je zbytočný.
2. Čas pre spolupracovníkov (podriadených, klientov)
Počas neho sa šéf musí starať o delegovanie úloh (opíc) svojim podriadeným a venovať sa rozvoju ich schopností a zručností.
- Pravidlo D: Veďte svojich ľudí k väčšej samostatnosti, zvyšujte ich sebadôveru a sebaistotu. Zvýšite tak ich morálku a znížite množstvo času, potrebné pre ich podporné vedenie a usmerňovanie a kontrolu.
Čím viac opíc svojich podriadených sa človek zbaví, tým viac času má pre svojich ľudí.
3. Čas pre systém
Formuláre, správy, telefonáty, telekonferencie, porady, každodenné administratívne požiadavky a byrokracia. Je riskantné ignorovať požiadavky systému. Nezvládame našu prácu bez pomoci iných ľudí a potrebujeme ich pre svoju prácu. Ak sa budeme snažiť tento čas príliš skrátiť, mali by sme zvážiť všetky pre a proti, aby sa nám to nevrátilo spôsobom, ktorý si bude vyžadovať ešte viac času pre systém.
- Pravidlo E: Budujte vzťahy s ľuďmi v systéme a získajte ich dôveru. Dobré vzťahy uľahčujú komunikáciu a urýchľujú organizačné procesy.
4. Čas pre seba
Zahŕňa všetko v našom poli pôsobnosti a zodpovednosti. Je to čas, ktorý musíme dokonale zvládnuť, a s ktorým naložíme tak, ako chceme my. Je to príležitosť preukázať osobný prínos pre organizáciu. Venujeme ho podľa vlastného uváženia na veci, ktoré si vyžadujú tvorivosť, zavádzanie noviniek, organizovanie, plánovanie a iné kľúčové manažérske práce, ktoré zabezpečujú dobré fungovanie jednotky aj v budúcnosti. Tieto aktivity sú potrebné pre rast a pokrok organizácie, a na zabezpečenie jej životaschopnosti.
Je to tiež prvý čas, ktorý mizne, keď na nás začne doliehať časový tlak. Prispôsobenie sa tlaku a zanedbanie osobného času neprináša okamžité dôsledky, ale v dlhodobom horizonte poškodzujú záujmy organizácie – stáva sa reaktívnou, znižuje sa šanca na prežitie, chýbajú inovácie, iniciatíva, tvorivosť, predvídavosť, proaktívnosť.
- Pravidlo F: Nechajte si viac času pre seba. Vyhnete sa tak zmätku a umožní vám premýšľať nad vecami, ktoré ste predtým nemohli robiť.
Literatúra
- Kenneth H. Blanchard, Spencer Johnson: The One Minute Manager
- 4 Kinds of Working Time
Všetky diely seriálu
